La autorización que el SAT otorga a una empresa para operar como emisor de monederos electrónicos de vales de despensa no es permanente: tiene vigencia por el ejercicio fiscal en que se otorgó (regla 3.3.1.18 de la Resolución Miscelánea Fiscal) y debe renovarse cada año mediante un aviso que se presenta en el mes de octubre.
Esto le toca directamente a las empresas emisoras (los proveedores de vales de despensa), pero también le pega indirectamente a cualquier negocio que contrate ese servicio: el beneficio de deducir el vale de despensa (artículo 27, fracción XI, Ley del ISR) solo aplica si se entrega mediante un monedero de un emisor con autorización vigente ante el SAT.
1. La autorización vence cada ejercicio fiscal, con una excepción
Conforme a la regla 3.3.1.18 de la RMF, la autorización para emitir monederos electrónicos de vales de despensa tiene vigencia únicamente por el ejercicio fiscal en que se otorgó. La única excepción es para quienes obtuvieron su autorización entre agosto y diciembre de un año: en ese caso, la vigencia se extiende también por el ejercicio inmediato posterior, así que no tienen que renovar en el primer octubre que les toque.
Para todos los demás emisores autorizados, no hay prórroga automática: si el ejercicio termina y no se presentó el aviso correspondiente, la autorización se tiene por no renovada.
¿Qué debes hacer?
- Si tu empresa es emisora autorizada, confirma en qué mes obtuviste tu autorización original para saber si este octubre te corresponde renovar o si aún estás en tu periodo de excepción.
- No asumas que la autorización se renueva sola: el SAT exige un trámite expreso, no una renovación tácita.
Dejar pasar octubre sin presentar el aviso no es un simple retraso administrativo: la autorización se da por no renovada automáticamente al cierre del ejercicio.
2. El aviso de renovación se presenta en octubre, bajo protesta de decir verdad
El trámite consiste en presentar, a través del Portal del SAT y conforme a la ficha de trámite 7/ISR del Anexo 1-A de la RMF vigente, una declaración "bajo protesta de decir verdad" en la que el emisor manifiesta que sigue reuniendo los requisitos de la regla 3.3.1.17 para continuar operando como emisor de monederos electrónicos. El SAT emite un acuse de recibo como constancia de la presentación.
¿Qué debes hacer?
- Revisa, antes de presentar el aviso, que tu empresa siga cumpliendo cada requisito técnico y corporativo de la regla 3.3.1.17, no solo el trámite en sí.
- Presenta el aviso dentro del mes de octubre; no hay un periodo de gracia posterior para corregir una omisión total.
El aviso se presenta "bajo protesta de decir verdad": declarar que se cumplen los requisitos sin haberlos verificado expone a la empresa a que el SAT cuestione la autorización después, no solo a perder el trámite.
3. La garantía de 10 millones de pesos también se renueva en octubre
Además del aviso, el emisor debe exhibir la garantía vigente por el ejercicio fiscal correspondiente, por un monto de $10,000,000.00 (diez millones de pesos), a favor de la Tesorería de la Federación. Esta garantía respalda cualquier daño o perjuicio derivado de la operación del monedero electrónico y debe renovarse junto con la autorización, también en el mes de octubre.
¿Qué debes hacer?
- Gestiona la renovación de la garantía con la institución que la expide (afianzadora o institución de crédito) con tiempo suficiente para que esté lista dentro de octubre.
- Verifica que el texto de la garantía cumpla exactamente el formato que exige la ficha de trámite correspondiente; un texto distinto puede generar un requerimiento de la autoridad.
Presentar el aviso de renovación sin la garantía vigente, o con una garantía que no cumple el formato exigido, puede dejar la renovación incompleta aunque el aviso en sí se haya presentado a tiempo.
4. Si el emisor no renueva a tiempo: 90 días de transición y nueva solicitud hasta marzo
Cuando la autoridad tiene la autorización por no renovada, el emisor debe continuar prestando el servicio durante un periodo de transición de 90 días naturales, contados a partir del día siguiente a aquel en que concluyó la vigencia, cumpliendo además el procedimiento del cuarto párrafo de la regla 3.3.1.18. Pasado ese periodo, si el emisor quiere volver a operar, solo puede solicitar una nueva autorización hasta el mes de marzo del año siguiente a aquel en que no presentó la documentación requerida.
Mientras tanto, el SAT publica en su portal el padrón de emisores de monederos electrónicos de vales de despensa no renovados (regla 3.3.1.22), con la razón social, el nombre comercial del monedero y el RFC del emisor, precisamente para que las empresas contratantes puedan verificarlo.
¿Qué debes hacer?
- Si eres emisor y no alcanzaste a renovar, calcula desde cuándo corre tu periodo de transición de 90 días naturales y prepara la nueva solicitud para marzo del siguiente año.
- Si contratas el servicio de un tercero, consulta el padrón de no renovados del SAT antes de renovar tu contrato anual con el proveedor.
Pasado el periodo de transición de 90 días sin autorización renovada, el emisor no puede volver a solicitarla sino hasta marzo del año siguiente: quedarse sin proveedor autorizado de un día para otro no tiene solución inmediata.
5. Si solo contratas el servicio: tu deducción depende de la autorización de tu proveedor
La mayoría de las empresas no son emisoras: contratan a un proveedor externo para entregar vales de despensa a sus trabajadores. En ese caso, el trámite de renovación no lo haces tú, pero sus efectos sí te afectan: el artículo 27, fracción XI, de la Ley del ISR condiciona la deducibilidad del vale de despensa a que se entregue mediante monederos electrónicos de un emisor autorizado por el SAT. Si tu proveedor pierde la autorización, los saldos que emita después de esa fecha dejan de ser deducibles para tu empresa.
¿Qué debes hacer?
- Verifica cada octubre que tu proveedor de vales de despensa siga apareciendo en el padrón de emisores autorizados del SAT, no solo que siga enviando las tarjetas.
- Pide a tu proveedor confirmación de que ya presentó su aviso de renovación y su garantía vigente para el ejercicio en curso.
La deducibilidad del vale de despensa depende de la autorización de tu proveedor, no de tu buena fe como empleador: si el proveedor pierde la autorización, tu empresa pierde la deducción aunque haya pagado el servicio puntualmente.
En resumen, esto es lo que debes preguntarle a tu contador
- Si somos emisores, ¿en qué mes obtuvimos la autorización original y nos toca renovar este octubre?
- ¿Ya presentamos el aviso de renovación bajo la ficha 7/ISR y confirmamos que seguimos cumpliendo los requisitos de la regla 3.3.1.17?
- ¿La garantía de $10,000,000.00 ya se renovó con el texto y la institución correctos?
- Si solo contratamos el servicio, ¿nuestro proveedor de vales de despensa sigue en el padrón de emisores autorizados del SAT este ejercicio?
Conclusión
La renovación de octubre es, en apariencia, un trámite que solo le corresponde a algunas de empresas emisoras. Pero sus efectos alcanzan a cualquier negocio que use vales de despensa como prestación laboral: la deducción no depende de pagar el servicio a tiempo, depende de que el emisor mantenga su autorización vigente ante el SAT.
En MC Corporativo Fiscal Laboral verificamos cada octubre que el proveedor de vales de despensa de nuestros clientes siga en el padrón de emisores autorizados, y si tu empresa es emisora, te acompañamos con el aviso de renovación y la garantía para que no pierdas la autorización por un detalle de forma.
Si quieres confirmar que tu proveedor de vales de despensa está autorizado para este ejercicio, o necesitas ayuda con tu renovación como emisor, escríbenos y lo revisamos contigo esta semana.