Si tu empresa recibió una invitación del SAT relacionada con proveedores registrados en el REPSE (Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas), es crucial actuar con rapidez e inteligencia. Aquí te explico qué significa esta invitación, por qué el SAT la envía, cómo responder correctamente y cómo proteger a tu empresa de sanciones.

¿Qué es la Invitación Relacionada con Proveedores REPSE?

La invitación de regularización es una comunicación que el SAT envía a las empresas cuando detecta posibles irregularidades o inconsistencias relacionadas con:

• La contratación de proveedores de servicios especializados (REPSE).
• La falta de cumplimiento de requisitos fiscales y laborales de dichos proveedores.
• La deducción indebida de gastos relacionados.

El objetivo de la carta es invitar al contribuyente a aclarar o corregir la situación antes de iniciar una auditoría formal, así como fomentar el cumplimiento voluntario de informar los contratos de servicios especializados y del cual el cliente es el responsable solidario por lo que también te corresponde verificar su cumplimiento.

¿Por Qué Puedes Recibir Esta Carta?

El SAT puede enviarte esta carta si detecta que:

• Has contratado proveedores que no están debidamente registrados en el REPSE.
• No conservas los documentos soporte que exige la Ley (contrato, CFDI, pago de cuotas de seguridad social y retenciones de ISR).
• Los servicios contratados no corresponden realmente a un esquema de especialización, sino a servicios subordinados (outsourcing prohibido).

Documentos que Debes Tener Listos

Para responder correctamente a la carta y demostrar el cumplimiento de tus obligaciones, debes contar con:

• Contrato de prestación de servicios firmado.
• Registro REPSE vigente del proveedor.
• CFDI de servicios emitidos correctamente.
• Constancia de cumplimiento de obligaciones fiscales del proveedor.
• Constancia de pago de cuotas obrero-patronales (IMSS e INFONAVIT).
• Informe de retenciones de ISR por servicios prestados.
• Lista de trabajadores que prestaron los servicios y cumplimiento de obligaciones de seguridad social.

Conservar esta documentación y mantenerla actualizada es clave para comprobar la deducibilidad de los servicios contratados.

¿Cómo Responder Correctamente a la Carta Invitación?

Sigue estos pasos para preparar una respuesta adecuada:

• Analiza la Carta con tu Asesor Fiscal o Legal, contáctanos si no tienes quien te ayude.
• Entiende qué información solicita el SAT y cuál es el plazo para responder.
• Recopila Toda la Documentación de Soporte
• Reúne contratos, CFDI, REPSE y constancias fiscales.
• Prepara tu Aclaración
• Redacta un escrito claro y ordenado explicando cómo cumples con cada obligación.
• Sube la Información en el Portal del SAT
• Si la carta incluye liga de respuesta electrónica, usa el portal “Mi Portal” en “Aclaraciones”.
• Guarda Evidencia del Envío y Seguimiento
• Guarda acuses y comunicaciones en caso de futuras revisiones.

¿Por qué NUNCA debes ignorar una carta invitación?

Ignorar una carta invitación puede derivar en:

• Inicio de auditorías formales.
• Rechazo de deducciones relacionadas con los servicios.
• Determinación de créditos fiscales, multas y recargos.
• Posibles delitos fiscales si se detecta simulación de operaciones.

Por eso, responder a tiempo es crucial y fundamental para proteger tu empresa.

Recomendaciones para Evitar Problemas a Futuro

• Valida periódicamente a tus proveedores REPSE.
• Actualiza tu expediente documental para cada proveedor.
• Verifica la autenticidad de los CFDI y el cumplimiento de las cuotas de seguridad social.
• No contrates servicios que puedan interpretarse como “intermediación de personal” no autorizada.
• Consulta regularmente a un especialista en cumplimiento laboral y fiscal.

Conclusión

Recibir una carta invitación del SAT relacionada con proveedores REPSE no debe ser motivo de pánico, pero sí de acción inmediata. Prepararte, documentar adecuadamente y responder de forma clara y oportuna puede evitar auditorías costosas, pérdidas fiscales y sanciones. La prevención y la correcta administración de tus proveedores son la mejor estrategia para mantener la seguridad fiscal de tu empresa.

Si tu no quieres esperar a que una simple carta invitación se convierta en una auditoría que ponga en jaque a tu empresa.

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